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Como administrar uma empresa

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Você já sabe como montar uma empresa, certo? Bem, aí foi lá, coisa e tal, e abriu a tal. Agora precisa aprender como administrar uma empresa. Aliás, não “uma” empresa. A sua, certo? Errado. Já devia ter aprendido antes. Mas pode ser que ainda não seja tarde.

Você já viu aí… Se deixou para depois, pode ser que já esteja em palpos de aranha, todo enrolado. A hora de começar a administrar a empresa é desde o primeiro dia. Se deixar para depois, antes de administrar a empresa, vai ter que administrar a bagunça.

Tá legal, chega de puxão de orelha. Você já entendeu. Não começou, comece agora.

O que é administrar

Eu é que não vou ficar aqui com altíssimas definições. Nem sei direito onde fica Harvard. Nem você também, senão nem precisaria estar lendo isso. Bem, saber onde fica Harvard não ensina ninguém. Deixa pra lá, vamos ao que interessa.

“Administrar é definir as providências a serem tomadas, certificar-se de que sejam executadas, acompanhar e modificar de acôrdo com a necessidade” 

Ah, sim. Você estudou administração e acha que não é nada disso. Tudo bem. Mas estou aqui tentando falar com pequenos empresários, então não encha o saco.

Como administrar

Vamos lá. Pense na sua empresa. Ela tem uma atividade principal. Vender algo, por exemplo. Ou prestar serviços, lá o que seja. Esta atividade, para ser levada a cabo, exige que você, seus sócios e funcionários executem determinadas tarefas.

As tarefas, para serem executadas, necessitam de elementos. Materiais, ferramentas, instalações e assim por diante.

Uma vez que estas tarefas sejam devidamente executadas, ocorreu então a atividade principal da empresa. Você vendeu algo, ou prestou algum serviço.

A atividade principal, uma vez executada, gerou mais tarefas a serem executadas.

Definir, determinar, executar e acompanhar estas tarefas, é administrar a empresa.

Exemplo prático de como administrar

Suponhamos que num determinado dia, você chega na empresa pela manhã, imprime os pedidos no computador, separa as mercadorias, empacota e despacha. Isso não é administrar, é a parte operacional.

Ao final do dia, você toma um café, senta-se e faz uma lista de atividades para o dia seguinte. Ou para o restante da semana. Isto é administrar. Você está listando as providências a serem tomadas.

No dia seguinte, você lê a sua lista e começa a executar os itens (operacional). No meio do caminho, lembra-se de mais alguma coisa a ser acrescentada à lista (você está administrando).

Bem, estou te matando, certo? Você é o faz-tudo da empresa. Patrão, gerente, recepcionista, secretário, empacotador.

Se você for apenas o patrão, iria simplesmente mandar alguém executar aquelas tarefas. E estaria então administrando. Em seguida, iria conferir se as tarefas foram feitas. Administrando de novo.

Acho que já deu pra ter uma idéia. Administrar é ser o maestro, não o músico. O maestro administra as tarefas de cada músico da orquestra, baseado na partitura. A partitura que você usa na empresa é a sua lista de tarefas. Agora sim, podemos ir para:

Como administrar uma empresa

A esta altura, você já sabe. A lista, a partitura. Se você é um pequeno empresário (como eu acho que é), não precisa ir para Harvard nem nada. Apenas faça no papel ou no computador, a sua lista.

Você pode começar listando toda e qualquer tarefa que deva ser executada na empresa. Coloque tudo mesmo, desde varrer o chão, passando por atender o telefone, até a entrega de mercadorias. Tudo. Faça uma lista geral.

É muito comum um pequeno empresário achar que faz uma coisa só. Ou duas três. É que ele não percebe que, enquanto está – por exemplo – digitando um pedido no computador, acaba atendendo o telefone, fazendo mais alguma coisa no computador, verificando contas a pagar…

Fazendo uma lista geral, você terá uma boa idéia do que se passa na empresa. E não se esqueça de administrar a lista também. Revise-a cada vez que perceber ou desconfiar que faltou algo.

Saiba administrar sua lista de tarefas

Com a lista geral em mãos, você pode separar as tarefas por setores, categorias e datas. Ou mais alguma que lhe ocorrer. Isto vai organizar melhor a lista, dando-lhe uma visão mais detalhada das atividades.

O que você deve administrar

Muito simples. Tudo. Todas as atividades da empresa necessitam de administração. Parece muito trabalho, não é? Nem tanto assim. Após algum tempo, você vai se acostumando e “tocando de ouvido”. Mas é preciso ter certeza de que tudo está sob controle.

Já dei algumas dicas sobre administrar no artigo Novo pequeno empresário, a respeito das áreas principais a serem administradas. Estoque, compras, financeiro e vendas são algumas. Começar por aí já é um grande passo.

O que não pode acontecer de maneira alguma é deixar as coisas ao sabor do vento a favor. é possível saber como administrar uma empresa, mesmo sendo um pequeno empresário e sem formação específica em administração. Faça um compromisso consigo mesmo e garanta a sobrevivência da empresa.

Procure informar-se. Faça cursos pela internet. Há muita coisa por aí. No Sebrae, por exemplo, você pode encontrar algo que lhe ajude.

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About the Author Bruno

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